Das Berufsbild und die Aufgaben eines Projektleiters sind für die Projekt-Mitarbeiter oft nicht einfach zu durchschauen. Regelmäßig begegnen Projektleiter den Vorurteilen, sie würden den ganzen Tag nur Kaffee trinken, in irgendwelchen wichtigen Meetings sitzen, ständig Dinge entscheiden (von denen sie ohnehin keine Ahnung haben) und dann dafür auch noch viel mehr Geld erhalten, als diejenigen, die tatsächlich die Arbeit machen…

In unseren Artikeln sind wir bisher darauf eingegangen, dass die Rolle „Projektleiter“ kein Karriereschritt ist und auch, welche verschiedene Arten von Projektleitern es gibt. Fehlt also noch die Frage, was ein Projektleiter denn den lieben langen Tag wirklich tut, wenn er nicht in Meetings sitzt und Kaffee trinkt!? 😉

Eines vorweg: Ja, ein Projektleiter hat eigentlich keine feste Tagesroutine… Natürlich gibt es auch bei ihm Projektleiter-Aufgaben, die sich wiederholen oder die an einem bestimmten Tag durchgeführt werden müssen. Ein großer Teil seiner Aufgaben als Projektleiter aber ist situativ und gerade nicht planbar. Die eigentliche Aufgabe eines Projektleiters ist, das Projekt am Laufen zu halten und die Ziele zu erreichen. Das bedeutet, dass er immer genau das machen muss, was dazu nötig ist. Im besten Fall (wenn alle anderen ihre Aufgabe gut machen und das Projekt „läuft“) bedeutet das, für schiere Anwesenheit bezahlt zu werden, und nur eine Hand voll Dokumente auf Stand zu halten. Läuft es jedoch nicht, dann muss er sich seiner Erfahrung und der erlernten Methoden bedienen, um es wieder hin zu biegen.

Um trotzdem interessierten Kollegen ein Gefühl dafür zu geben, was ein Projektleiter so den lieben langen Tag machen kann, versuche ich anhand der fünf Projektphasen des Projektmanagements typische Projektleiter-Aufgaben vorzustellen (eine detailliertere Beschreibung der Projektmanagement-Phasen könnt ihr im Projektmanagementhandbuch finden). Dabei unterscheide ich zwischen „festen Arbeiten“, die, egal wie es läuft, auszuführen sind und „situativen Tätigkeiten“, die nach Bedarf erledigt werden müssen:

(1) Aufgaben des Projektleiters in der Initialisierungsphase

Am Anfang der Initialisierungsphase steht die Idee und am Ende der Beschluss (die Freigabe), dass für die Idee ein Projekt durchgeführt wird. In dieser Phase kümmert sich der Projektleiter um die Fragen „Was bringt uns die Idee?“ oder „Wie realistisch ist die Idee?“. Dafür muss viel Recherche betrieben und Meetings/Workshops mit Fachleuten gehalten werden.

Feste Arbeiten

Die Initialisierungsphase

  • Formulierung der Idee (Abstract)
  • Erstellung eines Businessplans

 Situative Arbeiten

  • Workshops planen und durchführen
  • Viele Meinungen einholen
  • Überzeugungsarbeit leisten

(2) Aufgaben des Projektleiters in der Definitionsphase

Ist die Entscheidung für ein Projekt gefallen, geht es in der Definitionsphase darum, den Projektauftrag abzustimmen und zu formulieren. Am Ende dieser Phase sollte ein Dokument stehen, das den Auftrag fixiert.

Feste Arbeiten

Die Definitionsphase

  • Analyse der IST-Situation
  • Analyse der SOLL-Situation
  • Stakeholder identifizieren
  • Projektziele abstimmen und priorisieren
  • Projektsteckbrief erstellen

Situative Arbeiten

  • Konsens zwischen den vielen Meinungen herstellen

 (3) Aufgaben des Projektleiters in der Planungsphase

Nachdem in der vorherigen Phase geklärt wurde, WAS erreicht werden soll, ist nun die Aufgabe zu erarbeiten, WIE der Projektauftrag erfüllt werden soll. Das bedeutet im Gegensatz zu den ersten beiden Phasen, dass der Anteil der „Stillarbeit“ (Erstellen von Plänen jedweder Art) im Vergleich zu kommunikativen Tätigkeiten deutlich überwiegt. Diese Phase dürfte auch die mit Abstand „planbarste“ Phase darstellen. 😉

 Feste Arbeiten

Aufgaben Projektleiter

  • Je nach Tooling das Projekt aufsetzen (Buchungskonten etc.)
  • ggf. Pflichtenheft erstellen
  • Projektstrukturplan aufsetzen
  • Ablauf- & Terminplan erstellen
  • Ressourcenplan erstellen

Situative Arbeiten

  • Workshops mit Fachexperten
  • Staffing (Team) klären
  • Oft Diskussionen um das Budget und bestimmte Mitarbeiter führen
  • Zeitplanung mit angrenzenden Projekten/Abteilungen abstimmen

(4) Aufgaben des Projektleiters in der Steuerungsphase

In der Steuerungsphase geht es um die Umsetzung des Projektvorhabens. Sie stellt oft den größten Teil der Projektzeit dar (abhängig von der Art des Projekts). Ab jetzt geht es darum, das Geplante möglichst genau auch so durchzuführen und eigentlich immer auftretende Änderungen bzw. Probleme sinnvoll zu behandeln.

Feste Arbeiten

Aufgaben Projektleiter

  • Regelmäßige Kontrolle des Status (SOLL- / IST-Vergleich)
  • Aktualisieren der Pläne und Dokumente der Planungsphase
  • Änderungen (ChangeRequests) managen

Situative Arbeiten

  • Alle auftretenden Probleme klären
  • Stakeholder bei Laune halten
  • Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt leisten
  • Team motivieren

(5) Aufgaben des Projektleiters in der Abschlussphase

Nachdem hoffentlich alle Projektziele erreicht wurden, die Teammitglieder das Arbeiten eingestellt haben und eventuell bereits auf dem Weg zum nächsten Projekt sind, muss der Projektleiter das Projekt „aufräumen“.

Feste Arbeiten

Aufgaben Projektleiter

  • Übergabe der Ergebnisse
  • Das Projekt auch in den Tools beenden
  • Abschlussbericht (Qualität, Zeit, Kosten)
  • Retrospektive des Projektes durchführen („lessons learned“)
  • Abschlussfeier mit dem Team (ggf. auch Kunde)
  • Dokumente abschließend und archivieren

Situative Arbeiten

  • ein Anschlussprojekt für das Team und sich selbst finden
  • nicht erreichte Ziele vor der nächsten Instanz rechtfertigen

Ich hoffe, damit konnte ich einen kleinen Überblick über die Aufgaben der Projektleiter geben. Sicher kommt es sehr auf die Strukturen an, in denen das Projekt stattfindet. Gerade bei kleineren Unternehmen wird es oft andere Sichtweisen und Prioritäten geben.

Abschließend kann man sagen, dass ‚Projektleiter‘ kein langweiliger, sondern ein sehr abwechslungsreicher Job ist. Kaum ein Tag gleicht dem anderen und man ist konstant gezwungen, sich an neue Gegebenheiten anzupassen. Des weiteren hat man viel Gestaltungsspielraum in seiner täglichen Arbeit. Das bedeutet natürlich, dass ihm/ihr viel Eigeninitiative und Eigenmotivation abverlangt wird, denn es ist nicht immer alles voller Einhörnern, Regenbögen und Sonnenschein (naja, Einhörner trifft man gelegentlich schon ;-)).

Was sind eure Erfahrungen zu den Aufgaben eines Projektleiters innerhalb der Projektphasen?