Der Meilenstein ist wohl das Erste, womit jeder im Projektgeschäft konfrontiert wird – und leider meistens nicht im positiven Sinne. Meist kommt die unliebsame Frage: „Wo liegen deine Meilensteine?“ oder „Erreichst du deine Meilensteine diesen Monat?“ Beides sind Fragen, die gerade am Anfang jemanden ins Schleudern bringen können.

Dabei sind Meilensteine nichts, wovor man Angst haben muss, und deswegen ist es ein perfekter Inhalt für unsere Serie „Was ist eigentlich…?“, in der wir Begriffe des Projektmanagements einfach erklären.

Definition

Kommen wir also zur Frage: Was ist ein Meilenstein? Wenn man sich die einschlägige Fachliteratur anschaut, wird ein Meilenstein immer mit mehr oder weniger denselben Worten erklärt:

Meilensteine sind Etappen mit besonderer Bedeutung.

Aber hilft diese Erklärung wirklich? Meiner Meinung nach ist das trivial. Es bedarf deutlich mehr Erklärung, um jemandem, der nicht tagein, tagaus mit Meilensteinen arbeitet, wirklich zu vermitteln, was ein Meilenstein ist.

Um zu verstehen, was Meilensteine sind, kann es hilfreich sein zu überlegen, woher der Begriff kommt. In früheren Zeiten, vor der Autobahn und dem Automobil, wurden in regelmäßigen Abständen an Straßen Steine aufgestellt, die die Entfernung zum nächsten Ort anzeigten.

Mit Erreichung dieser Steine hatte man also ein Etappenziel erreicht und konnte, wenn man zu einem bestimmten Zeitpunkt an seinem Ziel ankommen wollte, an diesen Steinen (Meilensteinen) seinen Fortschritt messen und abschätzen, ob man noch „pünktlich“ ankommt.

Übertragen auf das Projektmanagement ist ein Meilenstein also ein Messpunkt eines Zwischenschrittes, um den weiteren Fortschritt des Projekts zu überprüfen.

Daraus ergibt sich auch, dass Meilensteine im Projektmanagement immer im Perfekt beschrieben werden (z. B. „Der Projektstrukturplan wurde erstellt.“), um deutlich zu machen, dass ein Etappenziel erreicht wurde und das weitere Vorgehen überprüft werden kann. Des Weiteren haben Meilensteine keine Dauer, sondern nur einen festen Termin.

So kann man auch, wenn sich ein Meilenstein verschiebt, direkt Maßnahmen ableiten und in den Projektplan einarbeiten. Die gängige Praxis, einen Meilenstein zu verschieben, ohne dass dies Auswirkungen auf nachfolgende Meilensteine hat oder ohne eine entsprechende Maßnahme zu definieren, ist Wunschdenken und gehört eher ins Reich der Träume.

Sie bieten auch Orientierung für das Team und sind wichtige Berichtsgrößen für Stakeholder. Sie helfen dabei, den Projektfortschritt für Personen, die nicht tief im Projekt involviert sind, einzuschätzen. Meilensteine können also auch motivationsfördernd für das Projektteam sein – insbesondere für diejenigen, die gerne Checklisten abhaken.

Umgang mit Meilensteinen

Meilensteine sind aus Projekten nicht wegzudenken, und so fragen auch immer mehr Stakeholder nach Meilensteinen und Meilensteinplänen. Dabei stellt sich oft die Frage: Welches Ereignis ist es wert, als Meilenstein in den Meilensteinplan aufgenommen zu werden?

Gerade bei neuen Projektleitern durchläuft ein Meilensteinplan oft eine Wellenbewegung: Mal gibt es nur drei bis vier Meilensteine (Anfang, Mitte, Ende), dann bekommt jedes Arbeitspaket seinen eigenen Meilenstein. Je nach Projekt liegt die Wahrheit irgendwo in der Mitte.

Eine gute Idee ist es, das Projekt in Phasen zu unterteilen. Dies nennt man dann einen Phasenplan, und jede Phase wird durch einen Meilenstein abgeschlossen. Gerade zu Beginn eines Projekts bietet es sich an, mit diesen Meilensteinen zu starten. So hat man von Anfang an ein Grundgerüst für das Projekt und kann es im weiteren Planungsprozess erweitern.

Typische Meilensteine im Projektverlauf sind dabei: „Planungsphase ist abgeschlossen“, „Prototyp ist fertiggestellt“, „Produkt ist durch Kunden abgenommen“ und „Projektabschluss hat stattgefunden“. Grundsätzlich hängt dies natürlich von der Art des Projekts ab, aber es gibt immer eine Planungsphase, eine Machbarkeitsstudie/Entwurfsphase, die Entwicklung des Produkts und den Abschluss.

Kriterien für Meilensteine

Die besten Meilensteine bringen nichts, wenn sie niemand kennt oder wenn niemand sich für sie verantwortlich fühlt. Daher gibt es eine Handvoll Kriterien, die Meilensteine erfüllen sollten, um wirklich sinnvoll zu sein:

  • Klar definiert und überprüfbar – Der Meilenstein sollte nicht nur in einem Perfekt-Satz beschrieben sein, sondern auch klar definieren, welche Lieferobjekte erwartet werden.
  • Eng an die Projektziele geknüpft – Meilensteine reflektieren besondere Ereignisse im Projekt und sollten das Erreichen der Projektziele widerspiegeln.
  • Mit klaren Verantwortlichkeiten versehen – Es muss klar sein, wer für die Erreichung des Meilensteins verantwortlich ist.
  • Realistisch terminiert – Der Meilenstein sollte sich logisch aus den vorhergehenden Arbeitspaketen ergeben.
  • Einen Abschluss definieren – Im Gegensatz zu Arbeitspaketen markieren Meilensteine den Abschluss einer Phase oder einer wichtigen Entscheidung.
  • Abgestimmt sein – Alle Projektbeteiligten sollten die Meilensteine kennen und sich darauf verpflichten.
  • Transparenz – Meilensteine sollten klar kommuniziert und in die weiteren Pläne eingebunden sein.

Meilensteine in Programmen oder Portfolios

Wie Meilensteine in Projekten dienlich sind, haben wir nun erklärt. Aber welchen weiteren Nutzen haben sie in einem Programm und haben sie auch einen Nutzen im Portfolio? Was diese sind haben wir in unserem Beitrag „Was ist eigentlich… ein Projekt, Programm, Portfolio“ erklärt.

In Programmen haben Meilensteine eine ähnliche Rolle wie in Projekten: Sie geben Orientierung für die enthaltenen Projekte und sind Synchronisationspunkte für deren Fortschritt. Sie sind der Taktgeber für den Gesamterfolg und helfen den beteiligten Projekten, sich aufeinander abzustimmen.

In einem Portfolio hingegen liegt der Fokus auf strategischen Zielen. Hier beziehen sich die Meilensteine auf die übergeordneten strategischen Ziele des Unternehmens und dienen als Entscheidungs- und Eskalationspunkte für das Management.

Zusammenfassung

  • Meilensteine sind wichtige Ereignisse in Projekten und helfen, den Fortschritt zu erkennen.
  • Meilensteine müssen gewisse Kriterien erfüllen, um hilfreich zu sein.
  • Programm-Meilensteine überwachen den Gesamtfortschritt mehrerer miteinander verbundener Projekte.
  • Portfolio-Meilensteine unterstützen die strategische Steuerung aller Programme und Projekte eines Unternehmens.

Hast du Meilensteine schon mal ganz bewusst gesetzt – oder bist du oft zu spät dran? Teile deine Erfahrungen in den Kommentaren!