Dieser Erfahrungsbericht zur Anmeldung zur IPMA Level B Zertifizierung ist ein Mehrteiler. Eine generelle Einführung in die Serie und Links zu allen Teilen findet ihr in diesem Blogbeitrag: Erfahrungsbericht: Zertifizierung zum Certified Senior Project Manager (IPMA® Level B) nach ICB.

Einleitung

Wie jede Zertifizierung fängt auch die IPMA Level B-Zertifizierung mit einer Anmeldung an. Wenn man sich die zur Anmeldung notwendigen Dokumente das erste Mal anschaut, kommt zuerst der Gedanke: „Ach, das ist ja einfach machbar“. Sobald man sich intensiver damit beschäftigt, kann man zu dem Schluss kommen, das dies bereits der erste Test ist.

Um sich zu der Zertifizierung anzumelden, muss man drei Dinge absolvieren. Wir finden, dass die Anleitung der GPM und PM-Zert mehr Fragen als Antworten zurücklassen. Das ist auch der Grund, wieso wir uns dazu entschlossen haben, diesem ersten Teil ein bisschen mehr Aufmerksamkeit und Platz zu spendieren, in dem Versuch, es weiteren Zertifikanten einfacher zu machen.

Die benannten drei Teile bilden die Gliederung dieses Artikels und werden im Folgenden auch genau beschrieben. Diese sind:

  • Das Excel-Anmeldeformular (F01_PM_Antrag_ICB4_V07.xlsx)
  • Das Executive Summary
  • Die Anmeldung auf der PM-Zert Internetseite

Das Excel-Anmeldeformular F01

Das Anmeldeformular zur Anmeldung zu IPMA Level B besteht aus sieben Teilen und einigen Reitern (um genau zu sein 25). Im Folgenden werden wir die sieben Teile mit ihrem Inhalt, den erwarteten Eingaben und einigen ‚Best Practices‘ vorstellen. Wie schon erwähnt, schweigt sich die GPM zum richtigen Befüllen des Excel-Formulars zum großen Teilen aus. In dem ‚Allgemeinen Leitfaden‘ findet man dazu nichts. Und in dem Excel selber nur an wenigen ausgewählten Zellen einen Kommentar.

Daher hier schon der erste wichtige Tipp: Das Excel-Anmeldeformular nur mit Microsoft Excel öffnen und bearbeiten. Wir haben es auch mit Open Office versucht, aber die Formeln und Kommentare sind dann nicht mehr nutzbar und am Ende ist das Formular nicht mehr korrekt.

Teil 1: Persönliche Angaben

Dieser Teil ist noch mit der einfachste, immerhin geht es hier nur um seine alltäglich bekannten Angaben. Name, Geburtsdatum, Anschrift aber auch die Zertifikatsnummer, wenn man bereits ein Zertifikat hat. Diese findet man, wie kann es anders sein, auf dem Zertifikat.

In dem obersten Part geht es sowohl um den angestrebten Level als auch um die Entscheidung, ob es eine Erst-, Höher-, oder Re-Zertifizierung ist. Bei uns war, obwohl es ein Sprung von D nach B war und wir alle Prüfungsleistungen erbringen mussten, eine Höher-Zertifizierung, da unser Level D noch gültig war.

Gibt es die „Besonderheit“, dass die Zeritifzierungsgebühr vom Lehrgangsanbieter bezahlt wird, so muss dies in dem Formular eingegeben werden. Dann muss unter dem Punkt „Rechnung Zertifizierungsgebühr an“ keine der Checkboxen angehakt, sondern eine weitere Adresse eingegeben werden.

Die Unterschrift kann man einfach als Bild einfügen. Es ist also kein Ausdrucken und umständliches Einscannen des Formulars notwendig.

Teil 2: Selbstauskunft

Kleiner Exkurs zu CE und KCI

  • Kompetenz-Element (abgekürzt CE – Competence Element): Themenblock z. B. „Persönliche Kommunikation“ im Thema „Persönliche und soziale Kompetenzen“
  • Kompetenz-Indikator (abgekürzt KCI – Key Competence Indicator): Definiert wie ein CE umgesetzt/nachgewiesen werden kann, also „was“ muss „wie“ gemacht werden. Ein CE bestehet also aus mehreren KCIs.

Hier wird es ein bisschen tricky. Wir haben uns, wie schon bei unserem Level D damals, wirklich schwer getan mit der Selbstauskunft. Wir haben es anhand der ICB 4, der geforderten Bloom Stufe und den Beschreibungen der KCIs zusammen diskutiert, was wir uns geben würden. Bei dem pdf handelt es sich natürlich nicht um die gesamte ICB 4, sondern nur eine Zusammenfassung der CEs und KCIs. Es ist aber essentiell wichtig, um die Anmeldung und auch den Report zu schreiben.

Bei der Selbstauskunft, kommt es nicht primär darauf an, die Bloom Stufe pro KCI zu erreichen, sondern vielmehr sich damit zu beschäftigen und selbst zu hinterfragen. Wir sind bei einigen Punkten von dem Soll abgewichen, sowohl nach oben als auch nach unten.

Die Unterschiede der verschiedenen Bloom Stufen ist auch nicht ganz trennscharf zu definieren. Die sechs Bloom Stufen, mit beispielhaften Verben, die das Level beschreiben:

  • Bloomstufe 1 – Wissen
    angeben, aufzählen, benennen, vervollständigen, wiedergeben, bezeichnen
    Bloomstufe 2 – Verstehen
    begründen, einordnen, ordnen, vergleichen, beschreiben
    Bloomstufe 3 – Anwenden
    aufstellen, ausführen, berechnen, bestimmen, unterscheiden
    Bloomstufe 4 – Analyse
    ableiten, analysieren, gegenüberstellen, gliedern, klassifizieren, zerlegen, zuordnen
    Bloomstufe 5 – Synthese
    abfassen, aufbauen, entwerfen, entwickeln, organisieren
    Bloomstufe 6 – Beurteilung
    auswerten, beurteilen, bewerten, entscheiden, vereinfachen

Hilfreich war hier auch noch die weitere Definition von paeda.logics.ch und der Artikel von Frau Dr. Sandra Bartsch-Beuerlein „ICB 4 Reports: Projektmanager-Zertifikanten kämpfen mit Bloom„, indem sie genau darstellt, was die Assessoren erwarten. Auch ein Beispiel für die Unterschiede zwischen den Bloom Stufen bei Level C und Level B wird beschrieben.

Teil 3: Referenzen

Die Referenzen sollten Personen sein, die die Erfahrung zur Anmeldung zum IPMA Level B bestätigen können. Sie müssen nichts zu den angegebenen Projekten sagen können, aber es kann natürlich nicht schaden. Bevor man die Personen als Referenz angibt, sollte man sie natürlich gefragt haben und auch in gewisser Weise briefen, welche Projekte man benannt hat und dass der Fokus auf der Erfahrung als Projektleiter liegt, nicht auf der Fachlichkeit des Projektes. Uns und unserem Schulungsanbieter ist nicht bekannt, dass jemals eine Referenz angerufen oder sonst kontaktiert wurde.

Sollte es Zweifel an der Erfahrung des Zertifkanten geben, so wird dieser direkt kontaktiert und um weitere Informationen oder Erklärungen gebeten.

Teil 4: Projektliste

In der Projektliste sollen die Projekte aufgeführt werden, die die notwendigen Monate an Erfahrungen, auf dem angestrebten Level nachweisen. Die Projekte müssen in den letzten acht Jahren durchgeführt worden sein, bis zum Zeitpunkt der geplanten Zertifizierung, die man im Header der Seite eintragen muss. Dabei reicht der Monat der Zertifizierung aus.

Die Anzahl der Projekte ist hierbei nicht wichtig. Wenn man nur ein Projekt hat, welches B würdig ist und man dieses bereits seit fünf Jahren führt, dann muss man nur ein Projekt angeben. Ich (Lisa) habe insgesamt fünf Projekte mit insgesamt 67 Monaten Erfahrung angegeben.

Die Sortierung der Liste ist dem Zertifikanten überlassen. Ich (Lisa) habe sie absteigend nach Relevanz und Axel chronologisch sortiert. Relevanz bedeutet hierbei, dass ich das Projekt, über das ich meinen Report geschrieben habe, in die erste Zeile bringe. Direkt danach die zwei ähnlichsten aufführe.

Wie gesagt, die Reihenfolge ist hier nicht ausschlaggebend. Die Projekte nach Relevanz zu sortieren, fand ich persönlich einfacher, da auf dem letzten Reiter (Komplexität) in den Überschriften ESR 1, 2, 3 steht und man es so etwas einfacher hat sich zu erinnern.

Teil 5: Schedule

Der vermutlich einfachste Teil, da man hier nichts eintragen muss, sondern nur seine Eingaben aus der Projektliste kontrolliert. Hier werden alle Projekte, die man dort eingegeben hat, auf einem Zeitstrahl aufgetragen, mit der Prozentzahl, die man angegeben hat. Man sollte in keinem Monat über 100% kommen. Zur Not muss man eben die Prozentzahl für ein Projekt etwas niedriger setzen, oder die Überlappung der Projekte anderweitig entfernen.

Teil 6: Projekt-Steckbriefe 1-12

Keine Angst, man muss vermutlich keine zwölf Projekt-Steckbriefe ausfüllen, sondern nur so viele Projekte, wie man in der Projektliste angegeben hat. In meinem Fall also fünf. Das war schon sehr viel Arbeit. Diesen Teil fand ich persönlich am anstrengendsten. Wie es jeder kennt, hatte auch ich bei dem Ausfüllen der Anmeldung ein Motivationsproblem, bis ich ein Zeitproblem hatte. Und da ich den Part unterschätzt hatte, führte er zu einer Nachtschicht, um alles noch rechtzeitig fertig zu bekommen.

Was wird also hier erwartet? Im Groben ein Projekt-Steckbrief, wie er in jedem Projekt zur Verfügung stehen sollte. Dabei werden aber noch weitere Informationen ergänzt, nämlich die eigene Rolle im Projekt, die Verantwortung und auch die Probleme die aufgetreten sind. Dabei kann man den Platz, der für die Ausführung vorgesehen ist, durchaus überschreiten. Man sollte sich dennoch auf das Wesentliche konzentrieren und sich kurz halten. Immerhin haben die Assessoren mehrere Anmeldungen durchzulesen und da hilft es nicht, wenn man zwar sehr viel schreibt, um die Komplexität darzustellen, aber eben zu viel, als dass es eine Person durchlesen kann oder will.

Wichtig beim Ausfüllen ist, dass als Auftraggeber eine Person und nicht eine Firma benannt ist.

Bei den Phasen und den Meilensteinen sollte der Zusammenhang dargestellt werden. Ich habe bei den Phasen immer dazugeschrieben, welche Meilensteine dort enthalten waren. Axel hat es genau andersherum gemacht: bei den Meilensteinen die Phasen hinzu geschrieben. Hauptsache es ist ein Bezug dargestellt.

Bei den numerischen Werten (Anzahl Personen, Budget, etc.) sollten die Werte zusammenpassen, müssen aber nicht fein aufgeschlüsselt werden.

Bei den letzten Freitext-Feldern „Anmerkung zur Komplexität“ und „Bemerkungen“ kann man noch weitere Informationen eintragen. Gerade bei „Anmerkungen zur Komplexität“ kann man Erklärungen zu den gewählten Komplexitäten (s. u.) schreiben. Unter „Bemerkungen“ entsprechend alles, was sonst noch relevant erscheint.

Teil 7: Komplexität

Diesen Teil fand Axel am schwersten, ich habe ihn als nicht so schlimm empfunden. Man muss für jedes seiner Projekte in der Projektliste die Komplexität ermitteln. Damit es ein B-Projekt ist, muss die Summe aller Werte zwischen 25-32 liegen.

Dabei sollte man bei manchen Kategorien sich nicht all zu viele Gedanken machen, da sie unserer Meinung nach manchmal doppelt erscheinen oder die steigende Komplexität nicht logisch erscheint. Die GPM scheint sich da selbst nicht so sicher zu sein. Immerhin ist in der einen Zelle ein Fragezeichen enthalten. 😉

Wir werden hier nicht auf jede einzelne Kategorie eingehen (können), vor allem, da es viele Interpretationsfreiräume und es somit mehr als eine richtige Antwort gibt. Lest euch die Erklärungen einfach gut durch und entscheidet das mit eurem guten Menschenverstand.

Wenn ihr komplett fertig seid mit eurer IPMA Level B-Anmeldung, prüft nochmal alles auf Konsistenz und viel mehr: lasst es prüfen, wenn ihr die Möglichkeit habt. Überprüft vor allem noch einmal die Rechtschreibung und Grammatik, gerade in den Steckbriefen leidet sowas schnell mal. Überprüft auch noch einmal auf dem Reiter ‚Projektliste‘, dass ihr die nötigen Monate für das Level B erreicht. Wir haben dort zugesehen, dass wir etwas Puffer haben, falls uns ein oder zwei Projekte nicht als Erfahrung angerechnet werden.

Das Executive Summary

Bei diesem Part hätten Axel und ich fast einen Bock geschossen. Allein aus der ‚Allgemeinen Anleitung‘ heraus haben wir nicht verstanden, dass das Executive Summary ein einzelnes Schriftstück ist, welches zur Anmeldung zum IPMA Level B benötigt wird. Ich hatte irgendwie das Executive Summary mit dem Report gleichgesetzt.

Also um das klar zu formulieren: In dem Executive Summary sollen insgesamt drei Projekte beschrieben werden. Für jedes der drei Projekte sollen die folgenden Fragen beantwortet werden:

  • Wie ist das Projekt in das eigene Unternehmen eingebettet?
    • Name, Branche und Kerngeschäft des eigenen Unternehmens
    • Welche Projekte werden durchgeführt?
    • Wie werden Projekte im Unternehmen durchgeführt?
    • Bedeutung dieses Projektes für das Unternehmen
  • Eigene Rolle im Unternehmen und im Projekt?
    • Organisatorische Einbindung in der Stammorganisation
    • Verantwortungsbereich im Projekt
    • Organisationsform des Projektes
  • Kurze Beschreibung zum Projektinhalt
    • Gesetzte Ziele und erreichte Ergebnisse
    • Wesentliche Stakeholder
    • Erläuterungen und Begründungen zu den Komplexitätsangaben
  • Management und Führung
    • Level B/A: der Einsatz von Management und Führung in der Projektdurchführung und in der Vertretung/Verhandlung des Projektes im eigenen Unternehmen und nach außen (z. B. Auftraggeber oder Subunternehmer) sind zu beschreiben
  • Wesentliche Herausforderungen und Risiken im Projekt
    • Die wesentlichen/strategischen Risiken sind zu beschreiben
    • Wesentliche Planabweichungen und der Umgang damit sind zu beschreiben
    • Mögliche Konflikte und/oder Krisen, der Umgang damit und die Auswirkungen auf das Projekt sind zu beschreiben

ESR1

Das erste Projekt (ESR1) soll das Projekt sein, welches ihr hinterher auch in eurem Report beschreiben wollt. Es werden maximal vier Seiten benötigt. Haltet euch also wieder kurz und schweift nicht zu sehr aus. Versucht vor allem die Fragen genau zu lesen und zu beantworten. Wenn also in dem Kapitel „Kurze Beschreibung zum Projektinhalt“ nach gesetzten Zielen und erreichten Ergebnissen gefragt wird, schreibt wirklich die Hauptziele (oder für euch wichtigsten Ziele) nieder und, ob diese erreicht wurden oder eben nicht und wieso nicht. Die Assessoren bewerten gerade auch an diesem Bericht, ob das gewählte Projekt die nötige Komplexität hat.

ESR2 und ESR3

Bei eurem ESR2 und ESR3 sollte es sich um Projekte handeln, die dem ESR1 Projekt entweder ähneln oder am relevantesten sind. Diese sollen nur maximal zwei Seiten lang sein, aber auch die oben beschriebenen Fragen beantwortet werden. Aber keine Angst, es muss natürlich nicht so ausführlich sein, wie bei dem ESR1 und zudem ist es möglich, es noch weiter zu kürzen. Man darf nämlich auf den ESR1 zurückgreifen. Wenn das im ESR2 oder ESR3 beschriebene Projekt in der gleichen Organisation wie das ESR1 stattfand, so kann man bei den Kapiteln “ Wie ist das Projekt in das eigene Unternehmen eingebettet?“ und “ Eigene Rolle im Unternehmen und im Projekt?“ schreiben, dass das Unternehmen und die eigene Rolle wie in ESR1 ist und nur die Änderungen beschreiben.

So kann man viel Platz und Mühe sparen. Die ESR2 und ESR3 können auch noch laufende Projekte sein, dann muss man eben bei der Frage nach Planabweichungen reinschreiben, dass es entweder noch keine gab, weil das Projekt noch nicht so lange läuft oder eben Planabweichungen benennen, wenn bereits welche identifiziert wurden.

Wichtig ist, wenn die ESRs fertig beschrieben sind, noch einmal die Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen und die ESRs in einer pdf-Datei abzuspeichern. Lasst eure ESRs am besten auch von einem anderen durchlesen.

Die Anmeldung auf der PM-Zert Internetseite

Der letzte Schritt, bei dem es wirklich ernst wird. Das Gute ist, es gibt eine sehr gute Anleitung zu dem Anmeldungsprozess auf dem PM-Zert Portal von der PM-Zert. Das doofe ist, dass man hier nochmals dieselben Angaben eingeben muss, die man in dem Excel-Anmeldeformular in dem Teil „Persönliche Angaben“ eingegeben hat. Zudem, um es etwas schwerer zu machen, heißen die Angaben in dem Portal und dem Excel Anmeldeformular nicht gleich. Wenn es darum geht, ob man Selbstzahler oder abweichender Zahler ist, ist hier wieder der Punkt, ob der Lehrgangsanbieter die Zertifizierungsgebühr bezahlt. Also werden hier unter Umständen wieder die Daten des Lehrgangsanbieters benötigt.

Bei der Auswahl der Zertifizierungsrunde kommt es auch darauf an, ob ihr an einer offenen Zertifizierungsrunde teilnehmen wollt oder an einer geschlossenen. Bei einer geschlossenen müsst ihr die Nummer des Lehrgangs selber eingeben und zwar mit dem führenden Buchstaben, sonst wird es nicht gefunden und ihr könnt euch nicht anmelden. Ansonsten, bei einer offenen Runde, einfach einen Termin aus der Liste auswählen.

Alles andere sollte dann selbsterklärend sein. Ihr ladet eure Unterlagen, also das Excel-Anmeldeformular und das ESR-pdf, und später auch den Report, hoch. Allerdings werdet ihr über die erfolgreiche Anmeldung oder das Bestehen des Report nur per E-Mail benachrichtigt. Gerade bei der Anmeldung gab es da bei uns etwas Verwirrung, da man zwei Mails bekommt. Eine E-Mail, und zwar nicht die automatisierte von dem Portal, sondern direkt von der PM-Zert. Die sagt aus, dass die Unterlagen vollständig und formal richtig sind. Dann noch eine E-Mail, die aussagt, ob man für die Prüfung angemeldet ist. Die erste E-Mail bekommt man gleich 1-2 Tage nach der Deadline, die zweite E-Mail dauert etwas länger, sollte aber auch innerhalb einer Woche da sein.

Habt ihr noch Fragen oder andere Erfahrungen mit der Anmeldung zur IPMA Level B-Zertifizierung? Dann schreibt einen Kommentar. Fragen können wir natürlich auch gerne per E-Mail klären!